Personvernerklæring ScholarOne Manuscripts 

Tidsskrift for Den norske legeforening (under omtalt som Tidsskriftet) bruker Clarivate ScholarOne Manuscripts for innsending og behandling av manus. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvordan vi samler inn og behandler informasjon om brukere i dette systemet.  

Tidsskriftet er en del av Den norske legeforening, som er underlagt personvernforordningen og personopplysningsloven. Legeforeningen, ved generalsekretær, er behandlingsansvarlig for Tidsskriftets behandling av personopplysninger. Ansvarlig sjefredaktør i Tidsskriftet har det daglige behandlingsansvaret for Tidsskriftets bruk av ScholarOne Manuscripts. 

I erklæringen forklarer vi hvilke personopplysninger vi samler inn fra brukere av ScholarOne Manuscripts, og hvordan vi behandler disse opplysningene. Videre forklarer vi hvem som har tilgang til opplysningene, og om de kan utleveres til andre eksternt. 

Lagring av personopplysninger

ScholarOne Manuscripts er en nettbasert tjeneste som Tidsskriftet leier bruk av fra Clarivate, 22 Thomson Place, 36T3 Boston, 02210, USA. Tidsskriftet har tilpassede oppsett, skjemaer og eposter, men tjenestens virkemåte og hvordan data lagres, er styrt av standardtjenesten Clarivate. Her kan du lese Clarivate Analytics' GDPR-informasjon: https://clarivate.com/legal/gdpr-faq og ScholarOne privacy notice. 

Systemets hovedfunksjon er å la brukere sende inn og behandle manus som ønskes publisert i Tidsskriftet. 

Systemet har tre typer brukere: 
- Forfattere 
- Fagfellevurderere 
- Ansatte i Tidsskriftet, inkludert personer med administratortilgang (se under). 

For å kunne bruke systemet må brukerne opprette en brukerkonto. En brukerkonto inneholder navn, primærarbeidssted, epostadresse, spesialitet, nøkkelord for kompetanse/fagfelt og passord for å få tilgang til kontoen.  

Kontaktforfatter registrerer også informasjon om medforfattere. Forfattere sender også inn og lagrer interessekonflikterklæringer knyttet til enkeltmanus i systemet. 

En brukerkonto i ScholarOne Manuscripts lagrer og knytter handlinger til kontoen. Slike handlinger er for eksempel innsending av manus, spørsmål om og gjennomføring av fagfellevurderinger, eposter som sendes til bruker, godkjenning, refusjon og andre beslutninger knyttet til et manuskript, i tillegg til opplasting av filer. Det lagres ikke informasjon om når bruker har vært inne og lest. IP-adressene til brukerne lagres  ikke. 

Bruk og tilgang

Ansatte i Tidsskriftet med ScholarOne som arbeidsverktøy, samt ansatte i ScholarOne, kan ha tilgang til dine personlige data. Tidsskriftet bruker personopplysningene som trengs underveis i manusbehandlingsprosessen, for å behandle og kvalitetssikre manuskriptet og kommunisere med brukerne. 

Tidsskriftet henter også ut statistikk om forfatter- og fagfellevurdererdemografi, behandlingstid og andre måltall. Dette gjelder manus som er under behandling, godkjent, publisert eller refusert. Disse dataene brukes til: 

• Vurdering av tiltak for å sikre geografisk, faglig og kjønnsmessig mangfold.  
• Intern kvalitetskontroll, samt forskning.  

Alle personopplysninger vil bli behandlet på en forsvarlig måte, og ved ev. offentliggjøring av data, vil disse være anonymisert. 

Tidsskriftet kan i tillegg bruke epost-adressen du lagrer til å sende deg nyhetsbrev og varslinger om viktige endringer eller ny og nyttig informasjon om publisering på Tidsskriftet.  

Tidsskriftet deler ikke opplysninger i ScholarOne Manuscripts med andre parter, utover ev. offentliggjøring av anonymiserte data. Tidsskriftet bruker ikke opplysningene til andre formål enn de ovennevnte. 

Manuskripter og metadata knyttet til manuskriptet som sendes inn i systemet til vurdering for publisering, behandles konfidensielt frem til publisering. Refuserte manus behandles konfidensielt. Alle innsendte manus blir arkivert uavhengig av om de blir godkjent eller ikke. Vi sletter hverken godkjente eller refuserte manus da vi i etterkant av publiseringsetiske årsaker kan ha behov for å dokumentere behandlingshistorikk. Dette kan for eksempel være påstander om plagiat eller manipulering av forskningsdata. 

Informasjonskapsler

ScholarOne Manuscripts benytter informasjonskapsler, også kalt «cookies». Systemet bruker både sesjonsavhengige informasjonskapsler, som slettes når du lukker nettleseren, og faste informasjonskapsler. De faste informasjonskapslene blir liggende igjen på datamaskinen, mobilen og annet utstyr for ulike formål. 

På nettsidene til Nettvett kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/  

Slette konto

Brukere kan selv slette sin konto. Å slette en konto vil ikke påvirke de godkjente og publiserte manuskriptene brukerne har sendt inn, eller vært med på å behandle. Sletting av brukerkonto vil heller ikke påvirke tidligere innsendte manus som er til vurdering eller som har blitt refusert. Forfattere og fagvurderere kan slette sin egen konto når de måtte ønske.  

Sletter du kontoen, vil du ikke kunne gjennomføre handlinger i ScholarOne Manuscripts. Kontoen slettes permanent. Ønsker du å gjøre nye aktiviteter i ScholarOne Manuscripts, må du opprette en ny brukerkonto. 

Forfattere kan be redaksjonen om at et manuskript tilbakeføres til dem før det er ferdigbehandlet. Etter tilbakeføring kan forfatterne, og redaksjonen på forespørsel, slette manus fra systemet. Da lagres hverken metadata eller manusfiler. Tidsskriftet kan også slette refuserte manus på forespørsel. Da vil selve manusfilen bli slettet, men ikke metadata (inkludert sammendrag) (ref. punkt under bruk og tilgang bruker Tidsskriftet dataene til intern kvalitetssikring, samt forskning). Dersom manuset har flere forfattere, må alle disse be om sletting. 

Kontaktperson 

For spørsmål kontakt redaksjonssjef Cathrine Idsøe, cathrine.idsoe@tidsskriftet.no 

Oppdatert 25.10. 2024