Prosessbasert tilnærming
Helse Sør-Øst har de siste tiårene innført flere felles elektroniske journalløsninger som skal forbedre helsetjenestene (1, 2). Sykehusene i regionen bruker tre ulike journalsystemer til forordning av legemidler i forbindelse med pasienters svangerskap og fødsel: hovedjournal i DIPS, fødejournal i Partus og elektronisk kurve i MetaVision. Helsepersonell som vil vite hvilke legemidler pasienten bruker eller ønsker å finne aktive forordninger og utdelte legemidler, må åpne alle de tre programmene for å få fullstendig informasjon. Ofte er det også nødvendig å oppdatere informasjon om legemiddelbruk i flere av systemene.
Utgangspunktet for arbeidet var at den elektroniske kurve- og medikasjonsløsningen ikke «snakket» perfekt med de andre journalløsningene. Vi ønsket derfor å jobbe videre med å forbedre den. En slik forbedring gjøres etter vår erfaring best ved hjelp av en såkalt prosessbasert tilnærming (3). En prosess inkluderer «alt som handler om en sak», det vil si aktiviteter, involverte personer, eventuelle digitale løsninger og andre informasjonssystemer (4). Prosessbasert tilnærming beskriver hvordan ulike oppgaver håndteres, enten i sekvenser eller parallelt. Prosesser i en virksomhet er ofte ikke dokumenterte, men eksisterer som innarbeidede rutiner (5).
En prosessorientert tilnærming i innføringsarbeidet vil bidra til å avdekke og rydde unna uønskede effekter før de oppstår
Når man innfører en løsning som skal forbedre enkelte deler av en prosess, vil dette ha konsekvenser for andre systemer og prosesser i organisasjonen. Dette reduserer den totale forbedringen, og man kan komme i skade for å redusere nytten og gevinsten som helhet. Det er fordi organisasjoner og prosesser har sammenhenger eller verdikjeder som er ubeskrevet (6). Nye tiltak, som det å ta i bruk en ny journalløsning, kan få uhensiktsmessige konsekvenser hvis man ikke tar hensyn til avhengigheter i organisasjonen i forkant av innføringen. I tillegg kan journalsystemet være utformet etter premisser som av ulike grunner ikke fungerer i klinisk praksis, og som følge av dette kan godt innarbeidet arbeidsflyt måtte endres. En prosessorientert tilnærming i innføringsarbeidet vil bidra til å avdekke og rydde unna uønskede effekter før de oppstår (7).