Kan epikrisetiden forkortes?

Kjell Martin Moksnes Om forfatteren
Artikkel

Epikrisetid er nylig blitt definert som en av de nasjonale kvalitetsindikatorer for spesialisthelsetjenesten og uttrykkes som andel epikriser som er skrevet og utsendt innen sju dager etter utskrivningsdato. Epikrisen er hovedkilden for informasjon fra sykehusavdelingen til behandlende lege (1). Den skal gi god informasjon om hva som forårsaket innleggelsen, de viktigste funn, diagnose og behandling og ikke minst, råd om videre behandling og oppfølging. Epikrisen skal ifølge helsepersonelloven sendes innen forsvarlig tid etter at helsehjelpen er avsluttet (2). Epikrisetid er tid (i dager) som går med fra pasienten skrives ut fra institusjonen (utskrivningsdato) til epikrisen er sendt ut elektronisk eller per post.

De fleste artikler om sykehusavdelingers epikriser i tidsskriftet er skrevet av leger i primærhelsetjenesten, og artiklene konkluderer med at sykehusene sender slike opplysninger altfor sent. Pasientene kontakter egen lege med problemer relatert til innleggelsen hurtig etter utskrivningen og 24 – 38 % av epikrisene foreligger ikke på dette tidspunktet (3 – 7). Primærlegen er i en vanskelig situasjon når de ferskeste og mest aktuelle opplysninger fra sykehusoppholdet mangler. Verdien av slike konsultasjoner blir ofte begrenset. Det samme problemet er beskrevet i Danmark (8).

Tidligere undersøkelser har vist at epikrisepraksis varierer mye fra avdeling til avdeling og mellom ulike sykehus. Ved kirurgisk avdeling, Haugesund sjukehus, var 49 % av epikrisene diktert innen fire dager (9) og ved Kysthospitalet i Hagevik som hadde rasjonalisert epikriseskrivingen med moduloppbygde epikriser, var 87 % sendt ut innen en uke (10). Rytter ved Allmennhelseseksjonen, Legevakten i Oslo, fant ved en undersøkelse i 1986 at sykehusenes rutiner ikke sikret utsending av epikriser til de leger som skal ha dem. To psykiatriske avdelinger tok ikke sikte på å oppfylle journalforskriftenes bestemmelser (11). Også resultatet av Otterstads undersøkelse i Østfold i 1982 var nedslående. Den mest sannsynlige årsak til dette var legenes lave prioritering av epikriseskriving (3). Helsingen mente det blant leger og hjelpepersonell først og fremst må være vilje til å prioritere epikrisene, dersom de hurtig skal sendes ut til andre behandlere (12).

Lite er publisert om psykiatriske avdelingers epikrisetid. Ved alderspsykiatrisk avdeling, Ullevål universitetssykehus, ønsket vi å undersøke egen epikrisepraksis og om det med enkle midler var mulig å forkorte epikrisetiden. Med utgangspunkt i registrerte epikrisetider fra 1994 og frem til 2003 ønsket vi å finne ut om prioritering av epikrisearbeid og tilbakemelding til legene har forkortet epikrisetiden ved avdelingen gjennom disse ti årene.

Arbeidet med utsending av epikriser består av mange ledd, slik at summen av utsettelser kan gi lang epikrisetid. Alderspsykiatrisk avdeling har delt opp epikrisetiden i to tidsperioder: Produksjonstiden som er tiden fra utskrivningsdagen til epikrisen er skrevet, og klargjøringstiden fra epikrisen er skrevet til den blir sendt.

Materiale og metode

Alderspsykiatrisk avdeling behandler eldre over 67 år med alvorlige psykiske lidelser. Pasientene har i hovedsak dype depresjoner, psykoser og aldersdemens med psykiske symptomer eller vanskelig atferd og uro. Pasientene har ofte i tillegg flere somatiske lidelser som trenger utredning og behandling. Pasientene ved døgnenheten Vardåsen utredes både psykisk og somatisk, og det skrives en omfattende epikrise med opplysninger om pasientens bakgrunn, tidligere og aktuelle lidelser og vurderinger av hva som kan være utløsende og vedlikeholdende faktorer. Det gis en beskrivelse av forløpet i avdelingen, resultater av undersøkelser, tester og behandlingen og eventuelle råd til fastlegen om videre behandling. Fra å være en avdeling med nokså stasjonært belegg i 1970- og 80-årene har avdelingen de siste 16 årene vært igjennom flere omstillingsprosesser med reduksjon i antall døgnplasser, mens antall søknader og innleggelser har økt. Pasientenes gjennomsnittlige liggetid er redusert fra 146 til 52 dager i perioden 1994 – 2003. Dataene brukt i denne artikkelen har fremkommet ved at sekretæren har ført en liste over datoer for utskrivningsdag samt skriving og utsending av epikriser. Siden 1987 har avdelingens målsetting vært å sende epikrisen med pasienten dersom utskrivning skjer til institusjon, eller innen sju dager dersom utskrivning skjer til hjemmet.

Resultater

Tabell 1 viser antall epikriser som er skrevet og sendt utskrivningsdagen og innen sju dager. Antallet epikriser har gjennom disse årene økt fra 139 til 200. Andel epikriser sendt ut innen sju dager er økt fra 71 % i 1994 til 90 % i 2003.

Tabell 1 Oversikt over epikrisearbeid ved alderspsykiatrisk avdeling fra 1994 til 2003. De to første årene ble ikke dato notert når epikrisen var skrevet

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

Antall epikriser sendt (totalt)

140

139

151

145

155

151

163

159

178

200

Prosent sendt utskrivningsdagen

18

21

18

28

33

14

34

40

39

33

Prosent sendt innen sju dager

71

81

56

71

68

73

77

88

87

90

Produksjonstid (antall dager – gjennomsnitt)

5,6

4,5

3,6

3,6

3,3

1,7

1,6

1,6

Klargjøringstid (antall dager – gjennomsnitt)

2,9

2,1

2,0

2,1

1,4

1,3

1,3

1,3

Epikrisetid (antall dager – gjennomsnitt)

6,1

4,7

8,5

6,6

5,6

5,7

4,7

3,0

2,9

2,9

Standardavvik – epikrisetid

5,8

5,9

8,5

8,5

6,2

4,9

5,4

4,8

3,6

3,2

Produksjonstid = antall dager fra utskrivningsdato til epikrisen er skrevet|br|

Klargjøringstid = antall dager fra epikrisen er skrevet til den blir sendt|br|

Epikrisetid = summen av produksjonstid og klargjøringstid

Etter 1994 er produksjonstiden til epikrisen er skrevet, redusert fra 6,1 til 1,6 dager. Antall klargjøringsdager, det vil si tiden fra epikrisen er skrevet til den er gjennomlest, underskrevet og sendt, er redusert fra 2,1 til 1,3 dager. Gjennomsnittstiden for utsending av epikriser er dermed i løpet av de siste ti år redusert fra 6,1 dager til 2,9 dager. Spennvidden har variert fra 0 til 56 dager. Den mediane ventetid ble redusert fra fem til to dager.

Andel epikriser som er sendt samme dag, har økt fra 18 – 21 % de første årene til 33 – 40 % de siste årene. De siste to årene har henholdsvis 96 % og 95 % av epikrisene blitt skrevet innen sju dager.

Diskusjon

Vi var positivt overrasket over at hele 71 % av epikrisene ble sendt innen en uke i 1994, men samtidig ble mange epikriser sendt altfor sent og trakk gjennomsnittstiden opp. Nå sendes 90 % innen en uke, og gjennomsnittstiden for utsending av epikriser er i løpet av ti år blitt klart forbedret. Vi har ikke funnet andre avdelinger å sammenlikne oss med over tid, men en annen alderspsykiatrisk avdeling i Oslo hadde i 2003 en gjennomsnittlig epikrisetid på 3,4 dager. Ved reduksjon av epikrisetiden har det vært mest å hente på å redusere produksjonstiden med 4,5 dager i gjennomsnitt, mens klargjøringstiden er redusert med 0,8 dager.

Tiden avdelingen bruker på å få sendt en epikrise, er avhengig av arbeidsbyrden merkantilt personale og behandlerne til enhver tid har, og arbeidspresset er ofte stort. Avdelingen har lagt vekt på å gi personalet tilbakemelding gjennom årsrapporten og har håpet at dette skulle inspirere behandlerne til å forkorte epikrisetiden. Vi mener det har hatt stor betydning at avdelingen har en klar målsetning for epikrisene og at epikrisearbeidet er høyt prioritert. Dette har ført til at behandlerne er blitt mer bevisste på epikrisens betydning. Etter 1998 har hele avdelingen fokusert på kvalitetsforbedrende tiltak. Flere kvalitetssirkler har vært i funksjon for å bedre overgangene og samarbeidet med primærhelsetjenesten. Selve skrivingen har alltid gått raskt. Sekretæren skriver epikrisen i løpet av noen timer etter diktering eller senest neste virkedag. Vi vet fra Otterstads undersøkelse i 1983 at mottakende lege i alders- og sykehjem satte stor pris på å få epikrisen samme dag, men det skjedde kun hos 4,5 % av pasientene (3). Som Ramstad & Sudmann reduserte utsendingen av epikriser med fem døgn ved hjelp av moduloppbygde epikriser (10), har alderspsykiatrisk avdeling spart noe tid ved at legeopplysninger i søknad om dagsenter/sykehjemsplass og liknende har vært utformet slik at opplysningene kunne bli benyttet i epikrisearbeidet.

Vi oppdaget tidlig at et svakt punkt ved arbeidet var at epikrisen ble liggende i posthyllen før gjennomlesing og underskrift. Forsinkelser oppstår når behandlerne har arbeid i poliklinikk eller dagavdeling, ved sykefravær, permisjoner og ferier. At epikrisen i gjennomsnitt blir liggende 1,3 dager for å vente på godkjenning og bli sendt, er for lang tid. En mulighet for forbedring er at legene oftere går innom posthyllen og at epikrisene kan gjennomleses og underskrives av andre leger ved fravær. Epikrisen vil nå oppfølgende lege raskere om den kan sendes som e-post. Vi anbefaler å gjøre epikrisen ferdig ved utskrivningen. Legen har da mange av pasientopplysningene lett tilgjengelig.

I tillegg til epikrisetiden er kvaliteten på epikrisene også meget viktig. Tidligere undersøkelser har vist at legene er fornøyd med innholdet i over 85 % av epikrisene som mottas (3, 13).

Psykiatriske avdelinger ble holdt utenfor den statlige registrering av epikrisetid. Det er vanskelig å forstå begrunnelsen for dette. For primærlegene er det like viktig å motta epikriser raskt fra psykiatrien som fra somatiske avdelinger. Ut fra vår vurdering bør epikriser etter sykehusopphold i psykiatrien også inkluderes som en kvalitetsindikator i helseforetakene.

Manuskriptet ble godkjent 1.12. 2004.

Anbefalte artikler