Åpenhet rundt avvik
Kvalitetssystemet er i grove trekk todelt. Den ene delen består av styringsdokumenter; den andre av resultatdokumenter. Styringsdokumentene inkluderer en overordnet kvalitetshåndbok for hele sykehuset, fellesdokumenter og avdelingsdokumenter. Resultatdokumentene omfatter melderutiner, målinger og registreringer.
Fellesdokumentene, som er åpne for alle avdelinger, beskriver rutiner knyttet til pasientjournalene, hygiene og infeksjonskontroll, avviksbehandling, interne revisjoner, medarbeidersamtaler og utviklingsarbeid. Videre omfatter de sykehusets overordnede kvalitetsmål, som skal være gjenstand for forbedringer. Kvalitetsmålene i 2003 er epikrisetid, overbelegg, strykninger fra elektivt operasjonsprogram, ventetid, informasjonssikkerhet og sykefravær i staben. De enkelte avdelinger og seksjoner kompletterer fellesdokumentene med egne rutiner og kvalitetsmål, når det er behov for det.
Sentralt i kvalitetssystemet står avviksregistrering og forbedringsforslag. Avvik er alt som ikke er gjort slik kvalitetssystemet sier, ikke bare det som strider mot lover og forskrifter. Alle kan registrere avvik og forbedringsforslag. De skal behandles systematisk og er ikke avsluttet, eller «lukket», før feil er korrigert og eventuelle forbedringstiltak vurdert.
– Ting svikter i alle systemer og organisasjoner. Vårt ønske er å skape en kultur der avvik ikke blir dysset ned, men derimot fanget opp og drøftet. På den måten blir det lettere å finne og fjerne årsakene til feil og svakheter i systemet, bemerker sjeflege Sparby.
Det er ikke bare avvik som blir notert. Ulike aktiviteter, beslutninger og målinger blir registrert. Regelmessig blir det gjort internrevisjoner med stikkprøver av for eksempel prosedyrebruk, avviksbehandling og utstyrskontroll. Minst én gang per år har ledelsen en gjennomgang av systemet, for å avdekke svakheter og vurdere tiltak for endringer og forbedringer. Man ser da på kvalitetsmål, revisjonsresultater og tilbakemeldinger.
– Ved for eksempel å se på epikrisetid, får vi en pekepinn på effektivitet og ressursbehov i skrivetjenesten. Målet er at 80 % av epikrisene skal være ferdigskrevet innen en uke etter at pasienten har reist, mens vi ligger på 60–70 %. På dette området er det altså rom for forbedringer, sier sjeflegen.
– Selvfølgelig har de fleste sykehus mange av disse elementene, fordi det kreves i lover som styrer et sykehus, sier Sparby. Men fordelen med ISO 9001, påpeker han, er at alt er satt sammen til et helhetlig system. Dermed kan ledelsen på alle nivåer få regelmessig oversikt over hva som fungerer og hvor skoen trykker.