Arkivsystemer for tillitsvalgte

Lise B. Johannessen Om forfatteren
Artikkel

For å lette arbeidet for de tillitsvalgte, og for å sikre kontinuiteten ved skifte av tillitsvalgte, opprettes nå et sentralt arkivsystem. Dette vil også sikre personvernet i de arkiverte sakene.

Ansatte i arkivet legger inn mottatte dokumenter i henhold til krav om anonymisering. Foto Lise B. Johannessen

Et av Legeforeningens satsingsområder er et tillitsvalgtprosjekt. Prosjektet har som mål å sikre rekruttering og involvering av tillitsvalgte gjennom forbedret opplæring og bistand (1).

Et av tiltakene i prosjektet er et nytt arkiveringssystem for tillitsvalgte. – Erfaringsmessig forsvinner mye avtalehistorikk ved skifte av tillitsvalgte; noe som kan gi dårlig kontinuitet i tillitsvalgtapparatet. Det er derfor nå mulig å sende inn f. eks. forhandlingsprotokoller eller lokale særavtaler/andre lokale avtaler til arkivering, forteller medlem av prosjektgruppen Arne Refsum. Det er forhandlings- og helserettsavdelingen (FHR) som er ansvarlig for tillitsvalgtprosjektet.

Som en prøveordning for tillitsvalgte i helseforetakene, har Legeforeningen opprettet arkivdeler for tillitsvalgte innenfor det enkelte helseforetak. På bakgrunn av erfaringene med dette tilbudet, vil arkivet vurdere hvordan systemet kan videreutvikles som en ordning også for tillitsvalgte i øvrige tariffområder.

Hvert helseforetak sin arkivdel

Hvert helseforetak har nå sin arkivdel, men det er bare foretakstillitsvalgte for henholdsvis overordnede og underordnede leger som har adgang til arkivdelen for sitt foretak. I tillegg har enkelte navngitte personer i FHR adgang til alle arkivdelene.

Ansatte i arkivet legger inn mottatte dokumenter i henhold til krav om anonymisering, samt sender ut dokumenter på forespørsel fra foretakstilllitsvalgte. Det er etablert egen mailadresse for henvendelser: dkarkiv@legeforeningen.no

– Når arkivet får forespørsel om å legge inn eller hente ut dokumenter, skal forespørselen alltid sammenholdes med en liste som arkivet har mottatt fra FHR over personer som til enhver tid har tilgang, forteller Arne Refsum. Han presiserer at foretakstillitsvalgte ikke selv kan gå direkte inn i systemet, og at man vil være avhengig av kvalitetssikringen som foretas av de ansatte i arkivet.

Anbefalte artikler