Driftsforum i sekretariatet

Lise B. Johannessen Om forfatteren
Artikkel

Forhandlings- og helserettsavdelingen har etablert et tverrgående team for administrasjon.

Edith Stenberg og Arild Hagesveen trives med mange morsomme og utfordrende oppgaver i forhandlings- og helserettsavdelingen. Foto Lise B. Johannessen

– Forumet som består av seks personer, har eksistert i ca. ett år, og ble bl.a. etablert for å kunne yte enda bedre service til yrkesforeningene, sier Edith Stenberg. Hun er forumets kontaktperson overfor avdelingsledelsen. Avdelingens merkantile personell har gjennom administrasjonsforum bl.a. utviklet et sett arbeidsmetoder, og mye av ansvaret for driften av det praktiske arbeidet i avdelingen ligger i dette forumet som møtes ca. hver 14. dag.

Forhandlings- og helserettsavdelingen har sekretariatsansvar for fem yrkesforeninger: Overlegeforeningen, Allmennlegeforeningen, Praktiserende Spesialisters Landsforening, Leger i samfunnsmedisinsk arbeid og Foreningen for leger i vitenskapelige stilinger. Hver forening har en sekretær samt en jurist som kontaktperson. For å kunne yte best mulig service til yrkesforeningene har forumet utarbeidet prosedyrepermer for hver forening med en felles mal for hvordan disse skal utarbeides. – På denne måten blir vi mindre sårbare dersom det skulle oppstå sykdom eller at yrkesforeningens sekretær på annen måte ikke er tilgjengelig. Alle vil kunne påta seg oppgaver som i utgangspunktet er tillagt en spesifikk person. Tidligere var dette veldig sårbart, sier Edith Stenberg.

Hun forteller at forumet nå også holder på å bygge opp en prosedyreperm for å nedfelle rutiner for hele avdelingen. – Ved å etablere slike permer vil vi alltid være i forkant, samtidig som det er en svært god hjelp ved nyansettelser, sier hun. Prosedyrepermen er under stadig revidering og ajourføres fortløpende.

Forumet holder også oversikten over kurs og har utarbeidet en kursoversikt for yrkesforeningene og for tillitsvalgtkursene. – Vi har dessuten gått gjennom fellestjenester, IT-tjenester, postrutiner, saksbehandlingsrutiner og saker til sentralstyret, samtidig som vi har fordelt ansvarsområder sier hun.

– Det har skjedd store endringer siden jeg kom inn i avdelingen for 17 år siden, forteller hun. – Den gang var vi kun to sekretærer. Nå som vi er blitt så mange som seks personer i disse merkantile funksjonene er det viktig å ha et felles forum. Her får vi luftet og drøftet problemer som vi kan løse der og da, vi oppdaterer hverandre på arbeidsoppgaver og får til en fleksibel og god organisering av arbeidsoppgavene. Det er også blitt lettere å planlegge. Rutinene begynner nå å falle på plass – men det må nødvendigvis ta noe tid før vi er helt i mål – på mange måter blir veien til «mens vi går», sier hun.

Anbefalte artikler