Multitasking - jakten på regnbuen

Den moderne arbeidshverdag domineres av én ting: Avbrudd. Vi rekker ikke å utføre én oppgave før vi har fått en ny. Grunnen til at vi lar dette skje er en tro på at vi er i stand til å multitaske. Denne troen kan sammenlignes med jakten på regnbuen. Vi løper og løper for å komme dit, men når aldri frem. Hvilke praktiske konsekvenser får dette, og bør vi bry oss?

Å multitaske betyr å gjøre flere ting på en gang. “Å gjøre noe” betyr her å utføre en oppgave som krever at du gjør aktive valg i utførelsen av oppgaven. Å håndtere to slike oppmerksomhetskrevende oppgaver samtidig, er den mennesklige hjerne helt enkelt ikke i stand til. Visse ting kan vi riktignok gjøre samtidig med andre: Vi kan f.eks. gå samtidig som vi snakker, plystre mens vi snekrer eller skrive på tastaturet mens vi sitter i telefonen. Grunnet til at vi kan klare å holde på med disse oppgavene samtidig er at vi er i stand til å automatisere. Oppgaver som ikke krever aktive valg kan vi utføre uten å aktivt fokusere oppmerksomheten vår på selve utførelsen av oppgaven.Når vi står i en oppmerksomhetskrevende oppgave og blir bedt om å utføre en annen oppgave samtidig, kan vi i realiteten bare velge én av to ting: Å bli værende i utførelsen av den opprinnelige oppgaven, eller forlate den og gå over til den nye oppgaven. Å gjøre dette valget blir i tillegg en oppgave i seg selv.Oppgaver utføres alltid i en kontekst. Det betyr at dersom vi skal utføre en oppgave, må vi plassere oss selv i den rammen av kunnskap og erfaring som gjør oss i stand til å utføre oppgaven. Skal vi utføre en annen oppgave, må vi forlate opprinnelig kontekst og flytte oss over i en annen. Slike kontekst-bytter tar tid og energi. Det kan sammenlignes med å et sceneskifte på teateret. Skal man hoppe mellom ulike scener i skuespillet kan man ikke bare ersatte dialogen til skuespillerene, man må også bære ut gamle kulisser og bære inn nye. En annen metafor er gravemaskinsjåføren som skal grave i to forskjellige hager. Han/hun graver ikke litt i den ene, flytter seg over til den andre og graver der, for så å flytte tilbake til den første hagen og fortsette gravingen der. Slike kontekst-bytter ville tatt for mye tid.Enkelte (som er en del yngre enn meg) kaller seg med litt stolthet i stemmen for "digital natives" - innfødte i den digitale globale landsby. I dette begrepet ligger det en forestilling om at man er født og oppvokst inn i en digital virkelighet der man er i stand til å forholde seg til en kontinuerlig informasjonsstrøm via mange kanaler samtidig, uten at det går ut over hverken produktivitet eller kvalitet. Jeg syns en slik forestilling mer kvalifiserer til betegnelsen "digital naives". Det er er rett og slett en overvurdering av vår hjernekapasitet å tro at vi klarer å ha fokus mange steder samtidig.De som tror de bedriver multitasking, bedriver i virkeligheten serietasking. Ved serietasking hopper vi fra utførelsen av en oppgaven over til en annen for så å enten hoppe videre eller hoppe tilbake til den opprinnelige oppgaven. Hvert "hopp" mellom de ulike kontekstene oppgaver utføres i, koster oss både tid og energi. Under tiden det tar før vi fullt og helt har etablert oss i den konteksten oppgaven skal utføres i, utfører vi oppgaven dårligere enn vi kunne ha gjort dersom vi klarte å fokusere fullt og helt.I en svært interessant artikkel fra InformationWeek beskrives det hvordan det å bli utsatt for stadige avbrudd gjennom arbeidshverdagen, faktisk skaper en avhengighet av avbrudd noe som etterhvert reduserer våre kognitive ferdigheter. I samme artikkel refereres det til hvordan arbeidere som utsetts for store mengder avbrudd gjør flere feil, og får utført mindre enn de som skjermes mot avbrudd.Å erkjenne vår manglende evne til multitasking er viktig. Manglende erkjennelse av dette leder til både økt stress og redusert produktivitet.Hvilke kilder har vi til avbrudd og kan vi gjøre noe med de? På en vanlig kontorarbeidsplass er kanskje e-post viktigste avbruddskilden i dag. Videre har vi sms, telefonoppringninger og selvsagt folk som banker på døra. I tillegg kommer de avbruddene vi påfører oss selv. Vår avhengighet av nyhetsimpulser fører til at om ingen andre bryter oss av, gjør vi det selv ved å sjekke nettaviser o.l. for å se om det har skjedd noen nytt siden sist vi sjekket for et kvarter siden.Følgende lille eksempel fra en vanlig arbeidsplass gir en beskrivelse av en hverdag der evnen til multitasking savnes:“Gunnar” skal skrive ferdig en rapport og kan gjøre dette på to måter med tilhørende sekvens av oppgaver:A: Gunnar tillater forsøk på multitasking.1. Gunnar skriver på rapporten2. Gunnar legger merke til iconet som varsler om én ny e-post3. Gunnar hopper til e-post programmet og leser e-posten, men slutthåndterer den ikke, han har nå en ny uløst oppgave å tenke på.4. Gunnar hopper tilbake til rapportskrivingen og fortsetter skrivingen på rapporten5. Gunnar legger merke til ikonet som varsler om enda en ny e-post6. Gunnar hopper tilbake til e-post programmet, leser e-posten, men slutthåndterer den ikke. Han har nå to nye oppgaver å tenke på.7. Gunnar hopper tilbake til rapportskrivingen og fortsetter skrivingen.8. Gunnar legger merke til ikonet som varsler om enda en ny e-post9. Gunnar hopper tilbake til e-post programmet, leser e-posten, men slutthåndterer den ikke. Han har nå tre nye oppgaver å tenke på.10. Gunnar hopper tilbake til rapportskrivingen og fortsetter skrivingen til han er helt ferdig.B. Gunnar erkjenner manglende evne til multitasking, og har stengt varsling om ny e-post1. Gunnar skriver på rapporten og skriver den helt ferdig2. Gunnar hopper til e-post programmet, der har det kommet 3 nye e-poster mens han har skrevet rapporten.3. Gunnar leser og slutthåndterer e-post nr 14. Gunnar leser og slutthåndterer e-post nr 25. Gunnar leser og slutthåndterer e-post nr 3I scenario A går det med mye tid og fokuser tilå hoppe mellom de ulike kontekstene. Resultatet blir at mindre blir gjort og stressnivået til Gunnar øker.Skjerming for telefonavbrudd er en velkjent strategi på mange arbeidsplasser for å forsøke å skape rom for fokusert arbeid. Dessverre glemmer mange å skjerme seg mot alle de andre avbruddene man utsettes for i dagens arbeidsliv. En liten parantes med tallet "1" i uthevet skrift (1 ulest e-post) virker like distraherende som en telefonoppringning.I eksempelet med Gunnar er det ikke bare et problem at han bruker tid og energi på å hoppe mellom kontekstene. I tillegg drar han med seg oppgavene e-postene representerer, og lar dem ligge i bevisstheten som uløste oppgaver. Det er tanken på uløste oppgaver som skaper stress, ikke det å utføre oppgaven i seg selv.Når jeg som fastlege har pasienter på kontoret som opplever jobbsituasjonen som stressende, forsøker jeg å bruke tid på å kartlegge nøyaktig hvordan de får tildelt nye oppgaver og hvordan de beholder oversikten over disse. Svært mange har ikke noe veldefinert system for å holde oversikten over uløste oppgaver. Resultatet er at de i realiteten må huske på alle uløste oppgaver selv, samtidig som de lar alle informasjonskanaler stå åpne til enhver tid med tilhørende avbrudd.Jeg jobber som fastlege, men reiser også rundt og holder foredrag om innbokskontroll. Jeg spør alltid mine tilhørere om hvor mange som har e-post programmet stående åpent slik at de blir varslet umiddelbart ved hver ny e-post. Mer enn 95 % av tilhørerne rekker opp hånda til bekreftelse på dette spørsmålet.Forsøk på multitasking er ikke bare negativt. Enkelte undersøkelser peker på at selv om arbeidstagerne produserer mindre og med dårligere kvalitet, gir de stadige avbruddene arbeidstagerne en følelse av å være i et sosialt miljø - noe som i seg selv virker positivt for enkelte. Derfor trenger man ikke nødvendigvis å gå for fanatisk til verks om man ønsker å gjøre noe med avbruddsproblemene. Å stenge e-post varsling 1-2 timer hver dag kan f.eks. være en god begynnelse.Det er et stadig økende fokus på et inkluderende arbeidsliv der tilrettelegging fra arbeidsgiver skal gi mindre sykefravær. Jeg tror fokus på fokuserte arbeidsøkter der man skjermer for alle typer avbrudd er et område hvor vi har mer å hente. Det viser seg nemlig at svært mange arbeidstagere opplever forventninger fra enten ledelse eller kolleger om f.eks. lynrask respons på e-post. Å skape rom for avbruddsfrie arbeidsøkter bør være både i arbeidstagerens og bedriftsledelsens interesse. Måter å få til dette på bør være tema på neste avdelingsmøte og ikke minst neste dialogmøte med den sykemeldte.P.S. Denne bloggpost er forresten hovedsaklig skrevet i programmet Ommwriter, et tekstskrivingsprogram strippet ned til kun basale funksjoner og som holder avbrudd som måtte bli generert fra andre åpne program, ute.