Personvernerklæring  ScholarOne Manuscripts for Tidsskrift for Den norske legeforening

I denne personvernerklæringen forklarer vi hvordan Tidsskrift for Den norske legeforening samler inn og bruker informasjon om forfattere i ScholarOne Manuscripts-systemet for innsending og behandling av manus.

Tidsskrift for Den norske legeforening er ikke en selvstendig organisasjon, men en del av Den norske legeforening og underlagt personvernforordningen og personopplysningsloven. 
I erklæringen forklarer vi hva vi samler inn av personopplysninger i ScholarOne Manuscripts, og hvordan vi behandler denne informasjonen. Videre forklarer vi hvordan de innsamlede personopplysningene blir behandlet og sikret, hvem som har tilgang, og om de kan utleveres til andre eksternt.

Legeforeningen, ved generalsekretær, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Ansvarlig redaktør i Tidsskriftet har det daglige behandlingsansvaret for Tidsskriftet.no.

Lagring av personopplysninger
ScholarOne Manuscripts er en nettbasert tjeneste som Tidsskriftet leier bruk av fra Clarivate Analytics, 22 Thomson Place, 36T3 Boston, 02210, USA. Tidsskriftet har tilpassede oppsett, skjemaer og eposter, men tjenestens virkemåte og hvordan data lagres, er styrt av standardtjenesten Clarivate Analytics. Her kan du lese Clarivate Analytics' GDPR-informasjon: https://clarivate.com/legal/gdpr-faq 

Systemets hovedfunksjon er å la brukere sende inn og behandle manus som ønskes publisert i Tidsskriftet.

Systemet har tre typer brukere:
●    Forfattere
●    Fagfellevurderere
●    Administratorer – ansatte i Tidsskriftet

For å kunne bruke systemet må brukerne opprette en brukerkonto. En brukerkonto inneholder navn, primærarbeidssted, epostadresse, spesialitet, nøkkelord for kompetanse/fagfelt og passord for å få tilgang til kontoen. Forfattere sender inn og lagrer også interessekonflikterklæringer i systemet. 

En brukerkonto i ScholarOne Manuscripts lagrer og knytter handlinger til brukerkontoer. Slike handlinger er for eksempel innsending av manus, spørsmål om og gjennomføring av fagfellervurderinger, eposter sendes til bruker, godkjenning, refusjon og andre beslutninger knyttet til et manuskript, i tillegg til opplasting av filer. Det lagres ikke informasjon om når bruker har vært inne og lest. IP-adressene til brukerne lagres heller ikke. 

Bruk og tilgang
Tidsskriftet bruker personopplysningene som trengs underveis i manusbehandlingsprosessen, for å behandle og kvalitetssikre manuskriptet og kommunisere med brukerne.
I etterkant henter Tidsskriftet ut aggregert statistikk om behandlingstid og andre måltall.

Det er bare administratorer som kan lese og endre opplysninger om forfatterne. Alle brukere med administratorrettigheter i ScholarOne Manuscripts er ansatte i Tidsskriftet.
Tidsskriftet deler ikke opplysninger i ScholarOne Manuscripts med andre parter og bruker heller ikke opplysningene til andre formål.
Manuskripter og metadata knyttet til manuskriptet som sendes inn i systemet til vurdering for publisering, behandles konfidensielt frem til publisering. 

Informasjonskapsler
ScholarOne Manuscripts benytter informasjonskapsler, også kalt «cookies». Systemet bruker både sesjonsavhengige informasjonskapsler, som slettes når du lukker nettleseren, og faste informasjonskapsler. De faste informasjonskapslene blir liggende igjen på datamaskinen, mobilen og annet utstyr for ulike formål. 
På nettsidene til Nettvett kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

Slette konto
Som en del av de nye personvernkravene som innføres 1. juli 2018, får brukerne muligheten til å slette sin konto selv. Å slette en konto vil ikke påvirke de publiserte manuskriptene brukerne har sendt inn, eller vært med på å behandle. 
Sletter du kontoen, vil du ikke kunne gjennomføre handlinger i ScholarOne Manuscripts. Kontoen slettes permanent. Ønsker du å gjøre nye aktiviteter i ScholarOne Manuscripts, må du opprette en ny brukerkonto. 

Forfattere og fagvurderere kan slette sin egen konto når de måtte ønske. Hvis man har en administratorrolle, eller har aktive manus som venter på en beslutning i systemet, må man henvende seg til redaksjonen for å få slettet kontoen. 

Kontaktperson
For spørsmål kontakt redaksjonssjef Merete Kile Holtermann, merete.holtermann@tidsskriftet.no, +47 915 31 922 

Oppdatert 25. mai 2018