Forfatterveiledning:

Personvernerklæring ScholarOne Manuscripts

Tidsskrift for Den norske legeforening bruker Clarivate ScholarOne Manuscripts for innsending og behandling av manus. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvordan vi samler inn og bruker informasjon om forfattere i dette systemet.

Tidsskrift for Den norske legeforening er ikke en selvstendig organisasjon, men en del av Den norske legeforening, som er underlagt personvernforordningen og personopplysningsloven.

I erklæringen forklarer vi hva vi samler inn av personopplysninger i ScholarOne Manuscripts, og hvordan vi behandler denne informasjonen. Videre forklarer vi hvordan de innsamlede personopplysningene blir behandlet og sikret, hvem som har tilgang, og om de kan utleveres til andre eksternt.

Legeforeningen, ved generalsekretær, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Ansvarlig redaktør i Tidsskriftet har det daglige behandlingsansvaret for Tidsskriftet.no.

Lagring av personopplysninger

ScholarOne Manuscripts er en nettbasert tjeneste som Tidsskriftet leier bruk av fra Clarivate Analytics, 22 Thomson Place, 36T3 Boston, 02210, USA. Tidsskriftet har tilpassede oppsett, skjemaer og eposter, men tjenestens virkemåte og hvordan data lagres, er styrt av standardtjenesten Clarivate Analytics. Her kan du lese Clarivate Analytics’ GDPR-informasjon: https://clarivate.com/legal/gdpr-faq

Systemets hovedfunksjon er å la brukere sende inn og behandle manus som ønskes publisert i Tidsskriftet.

Systemet har tre typer brukere:

  • Forfattere
  • Fagfellevurderere
  • Ansatte i Tidsskriftet, inkludert personer med administratortilgang (se under).

For å kunne bruke systemet må brukerne opprette en brukerkonto. En brukerkonto inneholder navn, primærarbeidssted, epostadresse, spesialitet, nøkkelord for kompetanse/fagfelt og passord for å få tilgang til kontoen. Forfattere sender inn og lagrer også interessekonflikterklæringer i systemet.

En brukerkonto i ScholarOne Manuscripts lagrer og knytter handlinger til brukerkontoer. Slike handlinger er for eksempel innsending av manus, spørsmål om og gjennomføring av fagfellervurderinger, eposter som sendes til bruker, godkjenning, refusjon og andre beslutninger knyttet til et manuskript, i tillegg til opplasting av filer. Det lagres ikke informasjon om når bruker har vært inne og lest. IP-adressene til brukerne lagres heller ikke.

Bruk og tilgang

Tidsskriftet bruker personopplysningene som trengs underveis i manusbehandlingsprosessen, for å behandle og kvalitetssikre manuskriptet og kommunisere med brukerne.

I etterkant henter Tidsskriftet ut statistikk om forfatterdemografi, behandlingstid og andre måltall. Disse dataene brukes til intern kvalitetskontroll, eller til forskning. I begge tilfeller vil personopplysninger bli behandlet på en forsvarlig måte, og ved ev. offentliggjøring av data, vil disse være anonymisert.

Det er bare administratorer som kan endre opplysninger om forfatterne. Alle brukere med administratorrettigheter i ScholarOne Manuscripts er ansatte i Tidsskriftet.

Tidsskriftet deler ikke opplysninger i ScholarOne Manuscripts med andre parter, utover ev. offentliggjøring av anonymiserte data. Tidsskriftet bruker heller ikke opplysningene til andre formål enn de ovennevnte.

Manuskripter og metadata knyttet til manuskriptet som sendes inn i systemet til vurdering for publisering, behandles konfidensielt frem til publisering. Refuserte manus behandles konfidensielt.  

Alle ferdigbehandlede manuskripter (godkjente og refuserte) eksporteres og lagres etter en gitt tid i en skybasert løsning administrert av Planet Systems Group i samarbeid med ScholarOne Manuscripts. Tidsskriftet har databehandleravtaler med begge disse selskapene.

Informasjonskapsler

ScholarOne Manuscripts benytter informasjonskapsler, også kalt «cookies». Systemet bruker både sesjonsavhengige informasjonskapsler, som slettes når du lukker nettleseren, og faste informasjonskapsler. De faste informasjonskapslene blir liggende igjen på datamaskinen, mobilen og annet utstyr for ulike formål.

På nettsidene til Nettvett kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

Slette konto

Brukere kan selv slette sin konto. Å slette en konto vil ikke påvirke de godkjente og publiserte manuskriptene brukerne har sendt inn, eller vært med på å behandle. Sletting av brukerkonto vil heller ikke påvirke tidligere innsendte manus som er til vurdering eller som har blitt refusert.

Sletter du kontoen, vil du ikke kunne gjennomføre handlinger i ScholarOne Manuscripts. Kontoen slettes permanent. Ønsker du å gjøre nye aktiviteter i ScholarOne Manuscripts, må du opprette en ny brukerkonto.

Forfattere og fagvurderere kan slette sin egen konto når de måtte ønske. Hvis man har en administratorrolle, eller har aktive manus som venter på en beslutning i systemet, må man henvende seg til redaksjonen for å få slettet kontoen.

Forfattere kan be redaksjonen om at et manuskript tilbakeføres til dem før det er ferdigbehandlet. Etter tilbakeføring kan forfatterne, og redaksjonen på forespørsel, slette manus fra systemet. Da lagres hverken metadata eller manusfiler. Tidsskriftet kan også slette refuserte manus på forespørsel. Da vil selve manusfilen bli slettet, men ikke metadata (inkludert sammendrag) (ref. punkt under bruk og tilgang bruker Tidsskriftet dataene til intern kvalitetssikring eller forskning). Dersom manuset har flere forfattere, må alle disse be om sletting.

Kontaktperson

For spørsmål kontakt digitalsjef Einar Ryvarden, Einar Ryvarden@tidsskriftet.no, +47 982 16 665

Oppdatert 12. august 2019